« Je n’ai pas de créneau libre dans mon programme » n’est pas une objection : c’est un cas d’usage. Il existe deux natures d’animation, et le marché les mélange systématiquement. Certaines prennent un moment à votre événement. D’autres remplissent un temps qui existait de toute façon.
La distinction, en une phrase
Une animation qui crée un créneau demande qu’on lui réserve un moment, une salle et l’attention du groupe. Une animation qui occupe un temps mort s’installe dans ce que votre programme laisse vide, et elle disparaît quand vous passez à la suite.
Les temps morts d’un événement, et il y en a plus qu’on ne croit
Ce ne sont pas des trous dans votre organisation, ce sont des moments normaux que tout le monde connaît et que personne ne pense à occuper.
- Les arrivées échelonnées. Sur une réception en château, 140 invités d’un groupe agroalimentaire sont arrivés sur près d’une heure. Voir Des invités qui arrivent sur une heure, et personne n’attend.
- L’attente avant le dîner, après une journée de présentations, quand la salle n’a plus envie d’écouter et pas encore envie de passer à table.
- Le cocktail, qu’il ne faut surtout pas couper, parce que c’est le moment où vos invités se parlent.
- La journée d’un stand de salon, où le public se renouvelle en permanence et où rien ne commence ni ne finit.
- Une sortie de réunion, ou le temps pendant lequel une partie du groupe se change ou se prépare.
Ce qui prend un créneau, et l’assume
Deux de nos trois animations de soirée sont dans ce cas, et c’est leur force autant que leur contrainte.
L’ATEP demande l’équipe complète présente du début à la fin, puisque chaque équipe passe à tour de rôle devant les autres. Un participant qui s’absente met son équipe en difficulté, et l’animation ne se combine pas avec un cocktail en parallèle. Comptez environ 2 heures, jusqu’à 2h30 à 5 équipes. Voir Peut-on organiser l’ATEP pendant un cocktail ?
Le Quiz réclame lui aussi un moment, avec son écran géant, ses buzzers et son animateur meneur de jeu, mais il est plus tolérant : il supporte les allées et venues, et il se place très bien en fin de plénière, juste avant le cocktail. C’est une animation de transition plus qu’une animation de fond de soirée.
Ce qui remplit un temps qui existe déjà
Le mur du cinéma est le cas pur de cette seconde catégorie. Il n’a ni début, ni fin, ni horaire annoncé : on s’en approche, on cherche deux affiches, on repart discuter, on revient. Il ne demande rien à personne et il fonctionne aussi bien pour ceux qui n’y touchent pas. Voir Une animation que personne n’est obligé de jouer.
La soirée casino relève de la même logique, avec une nuance de format : elle occupe la salle entière et elle se termine par une vente aux enchères, donc elle structure la soirée davantage qu’un mur. Mais le participant, lui, rejoint une table quand il veut et la quitte quand il veut. Les animations de stand du casino, cabine à billets, roue et jeu du lingot, poussent cette logique au maximum avec des passages individuels très courts : trente secondes de soufflerie dans la cabine, environ une minute au jeu du lingot. Voir Les animations qui complètent une soirée casino.
Comment trier, en trois questions
- Avez-vous un moment à donner ? Si votre programme est plein, ne cherchez pas une animation à créneau : elle vous obligera à couper autre chose, et c’est ce qui se passe mal.
- Vos invités arrivent-ils tous en même temps ? Si non, une animation à équipes constituées pénalise les retardataires ou fait attendre les premiers.
- Voulez-vous un temps fort collectif ? Si oui, il faut un créneau, et il faut l’assumer dans le déroulé. Si non, l’animation en continu fera mieux le travail sans rien vous coûter en organisation.
L’erreur que nous voyons le plus souvent
Un organisateur choisit une animation qui prend un créneau, puis découvre en construisant son déroulé qu’il n’a pas les deux heures nécessaires. Il raccourcit, il déplace, il intercale un discours, et l’animation se joue dans de mauvaises conditions.
L’inverse est plus rare et tout aussi coûteux : installer une animation en continu sur un événement dont l’objectif était de réunir le groupe. Un mur du cinéma dans un cadre business où les convives sont venus discuter passe au-dessus de leur tête. Les contre-indications sont détaillées sur Quand une animation de soirée est une mauvaise idée.
Ce que cela change pour votre devis
Une animation en continu ne se dimensionne pas sur la durée mais sur le flux. Un mur tient 30 à 120 personnes et coûte environ 1 000 à 1 500 € TTC ; un stand de salon qui voit passer 600 visiteurs dans la journée tient sur ce même mur, parce que ces visiteurs ne sont jamais là en même temps. Voir Un mur tous les 100 participants : dimensionner jusqu’à 320 personnes.
Et rien n’interdit de combiner les deux natures dans la même soirée : une animation à créneau pour le temps fort, une animation en continu pour tout le reste. Voir Le mur comme préambule d’une autre animation et Scène, table ou mur : trois animations pour une soirée.
Ces animations sont proposées par AA Event, agence d’animations événementielles depuis 2009, présente à Orléans, Toulouse et Nice, 23 animations réalisées en interne. Environ 700 prestations par an.