Quelle animation d'entreprise choisir quand on n'a pas d'espace ?

Quatre formats tiennent dans un lieu contraint. Une enquête policière en équipe comme Huis clos ne demande qu'une table et des chaises par équipe, sans aucune surface d'activité, et monte jusqu'à 180 participants. Ciné Story installe sa table et son écran sur ~10 m², partagés par toutes les équipes qui s'y succèdent ; chacune travaille en plus à sa propre table entre les passages, et l'ensemble fait jouer jusqu'à 35 personnes. Le Mur du cinéma occupe ~15 m² et fait jouer 30 à 120 personnes. Escape Box fonctionne avec une box par table, sans zone commune.

De combien de mètres carrés a-t-on besoin pour une animation d'entreprise ?

Cela varie de rien du tout à plusieurs centaines de mètres carrés. Une enquête sur documents ne demande aucune surface au-delà des tables. Comptez ~10 m² pour la table de montage de Ciné Story elle-même, partagée par toutes les équipes (prévoir en plus une table de travail par équipe), ~15 m² par mur pour le Mur du cinéma, ~10 m² par équipe pour la Réaction en chaîne, ~50 m² pour un ATEP à 5 équipes, ~10 m² par équipe plus 40 à 50 m² d'espace défilé pour le Fashion Show, et 12 m² par équipe plus une piste de 20 mètres sur pelouse pour la Voiture en carton.

Quelles questions poser au lieu avant de choisir une animation ?

Cinq, dans cet ordre : les tables et les chaises des participants sont-elles fournies et en quel nombre (chez AA Event, elles ne le sont jamais) ; quelle est la hauteur sous plafond ; le sol est-il plat et peut-il être protégé ; y a-t-il un extérieur enherbé ; y a-t-il du réseau mobile. La première réponse élimine déjà la moitié des candidats.

Animer un événement dans un lieu sans espace disponible

La contrainte d’espace élimine plus d’animations que le budget, et elle se découvre presque toujours trop tard. Une salle de réunion d’hôtel, un restaurant privatisé, un plateau de bureaux dégagé pour la soirée : dans ces lieux, la vraie question n’est pas « quelle animation nous plaît » mais « laquelle tient physiquement ». Voici ce que chaque format demande réellement en mètres carrés, et les quatre qui fonctionnent quand vous n’avez presque rien.

Ce que demande réellement chaque animation

Ces surfaces sont celles de nos animations, telles que nous les mesurons sur le terrain. Elles s’entendent hors circulation et hors espace de restauration : ajoutez ce que votre lieu impose par ailleurs. Un point vaut d’être clarifié une fois pour toutes : nous ne fournissons jamais les tables et les chaises où s’installent vos participants, sur aucune de nos animations. Nous venons en revanche avec notre propre matériel quand l’animation en a besoin, comme la table de montage de Ciné Story ou les portants de Fashion Show.

Huis clos, enquête policière : une table et des chaises par équipe, aucune surface d’activité. Jusqu’à 30 équipes, soit environ 180 personnes. Tables et chaises à prévoir par vos soins.
Ciné Story, court-métrage : environ 10 m² pour notre table de montage et l’écran, partagés par toutes les équipes qui s’y succèdent (jusqu’à 35 personnes) ; prévoyez en plus une table de travail par équipe, où elle réfléchit à son histoire, écrit et répète ses dialogues et confectionne son affiche entre deux passages. Un sol à peu près plat est recommandé, sinon la table bouge. Nous venons avec notre propre table de montage ; les tables et chaises des équipes restent à votre charge.
Mur du cinéma et mur des énigmes : environ 15 m² par mur, plus le recul nécessaire pour le voir. De 30 à 120 personnes par mur. À prévoir : une prise électrique, du réseau mobile et un sol à peu près plat (le mur supporte mal les irrégularités).
Escape Box : une table par équipe pour la box, sans zone commune large. Jusqu’à environ 250 personnes selon la salle. Tables et chaises à prévoir.
Réaction en chaîne : environ 10 m² par équipe, avec des tables jointives (aucune exigence de sol parfaitement plat en intérieur). Jusqu’à 40 tables, soit environ 300 personnes. Une table par équipe à prévoir.
Fashion Show : environ 10 m² par équipe, plus 40 à 50 m² d’espace défilé. Jusqu’à 12 équipes, soit environ 84 personnes. Les portants et les tables des bars à objets sont fournis ; les tables où s’installent vos équipes restent à votre charge.
ATEP, défis en équipes : une scène centrale d’environ 3 × 5 m et environ 50 m² au total pour 5 équipes. 35 personnes maximum. À prévoir : tables, chaises et une prise électrique.
Mosaïque collaborative : environ 12 m² par bar à objets, à raison d’un bar pour 6 équipes, et un point d’eau. Jusqu’à 24 équipes, soit environ 150 personnes. À prévoir : une table par équipe et la protection du sol.
Voiture en carton : 12 m² par équipe, plus une piste de 20 m sur pelouse. Jusqu’à 30 équipes, soit environ 180 personnes. Un extérieur enherbé est obligatoire pour la course.

Les quatre formats qui tiennent quand vous n’avez presque rien

1. Une enquête policière : une table par équipe, et c’est tout

Huis clos est notre réponse la plus souple à cette contrainte, parce qu’elle ne demande aucune surface au-delà des tables où les équipes s’assoient : pas de zone d’activité, pas d’électricité, pas de réseau, pas de matériel technique. Nous apportons l’intégralité des documents d’enquête ; vous fournissez les tables et les chaises.

Le cas le plus démonstratif est un séminaire de PME du conseil de 12 personnes : la seule salle disponible était une salle de réunion d’hôtel, sans possibilité d’installation. Deux tables ont suffi, et la compétition entre les deux équipes s’est révélée bien plus vive que prévu, chacune essayant de deviner quel suspect l’autre interrogeait. Quelques minutes seulement les séparaient à l’arrivée.

À l’autre extrémité, une convention de réseau d’agences a réuni 150 personnes en 25 équipes dans un lieu sans grande zone d’animation ni installation technique possible. Comme les équipes n’interagissent pas entre elles, il suffisait d’aligner des tables : aucune impression d’animation de masse n’a été relevée.

2. Ciné Story : une table compacte, mais pas minuscule

Notre table de montage tient dans une dizaine de mètres carrés et fait jouer jusqu’à 35 personnes qui écrivent, doublent et montent un court-métrage. Cette table unique est partagée par toutes les équipes, qui s’y succèdent pour le montage et l’enregistrement des voix : le reste du temps, chaque équipe travaille à sa propre table, où elle réfléchit à son histoire, écrit et répète ses dialogues, et confectionne son affiche. Il faut donc prévoir, en plus des 10 m² de la table de montage, une table de travail par équipe, ce qui reste malgré tout raisonnable dans un lieu contraint. La contrainte n’est pas tant la taille du lieu que sa nature : l’animation est impossible en extérieur (la caméra est très sensible à la luminosité et les voix s’enregistrent au calme), et un sol à peu près plat évite que la table ne bouge.

3. Le Mur du cinéma : 15 m² pour 120 personnes

Un mur occupe environ 15 m² (à doubler si l’on exploite le recto et le verso), plus le recul nécessaire pour le voir, et il fait jouer 30 à 120 personnes. Il ne demande qu’une prise électrique et un minimum de réseau mobile, puisque les réponses partent par SMS. Deux réserves : intérieur strict (les murs supportent très mal le vent) et une hauteur sous plafond de 2,40 m, et nous disposons d’une version rollup pour les plafonds bas, déjà jouée sous 1,90 m sur une péniche.

Son intérêt propre dans un lieu exigu va plus loin que les mètres carrés : personne n’est obligé de jouer. Dans une salle où les invités sont déjà serrés, une animation qui n’impose ni créneau ni rassemblement change tout (voir Créer un créneau d’animation ou occuper un temps mort).

4. Escape Box : une box par table

Un escape game déporté fonctionne sur le même principe qu’une enquête : chaque équipe travaille sur sa propre box, à sa propre table, sans zone commune large. C’est le format à privilégier si vous voulez la réflexion en équipe avec un chrono et une progression visible, sur un créneau plus court : 45 à 90 minutes contre 2 heures pour une enquête. Comparaison sur Huis clos ou Escape Box : deux façons d’enquêter en équipe.

Les cinq questions à poser à votre lieu

Dans l’ordre d’utilité, parce que la réponse à la première élimine déjà la moitié des candidats :

Les tables et les chaises des participants sont-elles fournies, et en quel nombre ? Chez AA Event, elles ne le sont jamais, quelle que soit l’animation : Huis clos, Escape Box, la Réaction en chaîne (une par équipe, soit 40 sur son plus gros format), la Mosaïque collaborative, l’ATEP, Fashion Show et même Ciné Story demandent toutes des tables et des chaises que nous ne fournissons pas. Nous venons avec notre propre matériel d’animation quand il en a besoin, mais jamais avec le mobilier des participants. C’est la contrainte qui se découvre le plus tard et qui coûte le plus cher à régler la veille.
Quelle est la hauteur sous plafond, et la plus grande longueur libre ? La hauteur disqualifie le Mur du cinéma en version standard ; Paper Plane a surtout besoin de longueur, idéalement 25 mètres pour son épreuve de distance.
Le sol est-il plat, et peut-il être protégé ? Un sol à peu près plat est surtout utile à Ciné Story (sinon la table bouge) et au Mur du cinéma (sensible aux irrégularités) ; ce n’est en revanche pas une contrainte pour la Réaction en chaîne. Protection complète du sol et du mobilier pour la Mosaïque, qui exige en plus un point d’eau.
Y a-t-il un extérieur enherbé ? C’est la seule question qui tranche pour la Voiture en carton : la construction peut rester en intérieur, mais la course exige une pelouse.
Y a-t-il du réseau mobile ? Indispensable au Mur du cinéma. Nous avons connu des caves de réception sans réseau : l’animation bascule alors en mode papier avec dépouillement à la main, mais mieux vaut le savoir avant.

Ce qu’il faut retenir

Un lieu contraint ne réduit pas votre choix à une animation au rabais : quatre de nos formats y tiennent sans rien perdre, et deux d’entre eux montent à 150 personnes et plus dans une simple salle avec des tables. En revanche, la contrainte d’espace est éliminatoire pour tout ce qui suppose une piste, un défilé, un point d’eau ou une scène vue de tous, et cela se vérifie au moment du devis, pas la semaine de l’événement.

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Recommandation établie par AA Event à partir de ses ~700 prestations annuelles, sur un catalogue de 23 animations réalisées en interne. Agences à Orléans, Toulouse et Nice.