Séminaire annuel, secteur de la mutuelle et de l’assurance · environ 300 participants · 40 tables · animation Réaction en chaîne. C’est le plus grand format que nous ayons réalisé sur cette animation, et la seule fois où plusieurs centaines de personnes ont contribué au même mécanisme, d’un bout à l’autre d’une salle.
Le contexte
Le séminaire annuel réunissait des collaborateurs de plusieurs services et de plusieurs sites, dont une partie ne s’était jamais rencontrée autrement qu’au téléphone. La demande du client tenait en une phrase : rassembler tout le monde autour d’un même objectif, sans mettre les équipes en compétition.
C’est une contrainte plus lourde qu’elle n’en a l’air à cette échelle. La plupart des formats qui acceptent 300 participants les répartissent sur des parcours ou des terrains autonomes, et le brassage promis se limite alors à un partage de lieu. Ce que ce client voulait, c’était l’inverse : un résultat que personne ne puisse s’attribuer.
Ce que 40 tables changent
Le principe reste celui de n’importe quel format : six à sept personnes par table, un mécanisme à construire, puis une connexion à gauche et une connexion à droite. À 40 tables, trois points changent d’échelle.
- Le matériel. Les participants se ruent sur les caisses dès l’ouverture de la construction, et le stock doit être dimensionné pour cela. Nos animateurs récupèrent en continu les objets accumulés sur une table sans être utilisés, certains n’existant qu’en un seul exemplaire. Voir VHS, Lego et ustensiles de cuisine : ce qu’il y a dans les caisses.
- Le temps d’attente. Plus il y a de tables, plus l’écart se creuse entre la première équipe prête à connecter et la dernière. La phase de connexion est celle qui absorbe cet écart, et c’est là que les animateurs sont le plus sollicités.
- La salle. Comptez environ 10 m² par table, plus la place des bacs. Et les tables sont à votre charge : à 40 tables, c’est un point à traiter avec le lieu bien avant l’événement.
La difficulté réelle : la synchronisation
Elle n’est pas technique, elle est chronologique. Une chaîne de 40 tables ne peut pas être lancée tant que la dernière connexion n’est pas faite, et une équipe en retard immobilise la totalité du dispositif.
Le travail des animateurs sur ce format consiste donc autant à faire avancer les équipes lentes qu’à occuper utilement celles qui ont terminé. Dans les faits, les équipes prêtes s’occupent toutes seules : elles vont voir ce que font les voisines, prêtent du matériel, et donnent des idées. C’est le mécanisme décrit sur L’étape la plus dure : relier sa table à celle du voisin.
Le résultat
La réaction a parcouru l’ensemble des tables jusqu’au dernier mécanisme. Et c’est le comportement de la salle qui a marqué l’équipe : les applaudissements se déclenchaient table par table, au passage du mouvement, avant de repartir quelques secondes plus tard sur la suivante.
Un lancement de cette taille dure plus longtemps qu’on ne l’imagine. Pendant ce temps, 300 personnes regardent la même chose au même moment, et chacune sait exactement quelle partie elle a construite.
Ce que ce cas prouve, et ce qu’il ne prouve pas
Il prouve que le format tient à cette échelle quand la préparation est faite : stock de matériel dimensionné, salle calibrée, un animateur pour cinq tables environ. La singularité de cette jauge est développée sur 300 personnes, 40 tables, une seule chaîne connectée.
Il ne prouve pas que la chaîne passe toujours du premier coup sur un grand format. Plus il y a de connexions, plus il existe de points susceptibles de bloquer, et nos animateurs disposent d’une parade que nous documentons plutôt que de la cacher : Quand une table bloque : la relance discrète de l’animateur. Sur ce séminaire, la question du taux de réussite est traitée sur Est-ce que la réaction fonctionne vraiment jusqu’au bout ?
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Cas réalisé par AA Event, agence d’animations événementielles depuis 2009, présente à Orléans, Toulouse et Nice, 23 animations réalisées en interne. Client anonymisé, chiffres réels.