Séminaire d’une entreprise de services financiers · 54 participants · 9 équipes · animation Huis clos · en extérieur, sur une terrasse. Au bout d’une trentaine de minutes d’enquête, un coup de vent a envoyé les participants courir après leurs documents. Une partie de l’animation a dû être déplacée en intérieur. Nous publions ce cas parce qu’il confirme noir sur blanc la seule vraie contrainte logistique de cette animation, et parce que c’est une information plus utile qu’un témoignage réussi de plus.
Le contexte
Séminaire annuel d’une entreprise de services financiers, 54 collaborateurs répartis en 9 équipes de 6. Le lieu disposait d’une belle terrasse et le client souhaitait profiter de l’extérieur, une demande fréquente et parfaitement légitime, d’autant que Huis clos est jouable dehors : l’animation ne demande qu’une table et des chaises par équipe, sans électricité ni installation technique.
Ce qui s’est passé
L’enquête a démarré normalement. Chaque équipe avait reçu ses documents de base (coupures de presse, annuaires, plan de la ville) et commençait à accumuler les pièces obtenues auprès des suspects. C’est précisément là que se situe le problème : plus l’enquête avance, plus il y a de feuilles sur la table. Au bout d’une trentaine de minutes, chaque équipe manipulait déjà une dizaine de documents étalés côte à côte pour pouvoir les recouper.
Une rafale a suffi. Les participants se sont retrouvés à courir après leurs feuilles sur la terrasse, et le classement de l’information, qui est exactement le travail de l’animation, s’est retrouvé à refaire. Nos animateurs ont basculé une partie de l’animation en intérieur pour que l’enquête puisse se terminer.
Ce que nous en avons tiré
L’incident n’a pas gâché le séminaire, et l’enquête est allée à son terme. Mais ce qui n’était qu’une réserve théorique est devenu une règle de conduite, et nous l’appliquons depuis :
- Le vent, pas la pluie. Contrairement à la plupart de nos animations d’extérieur, l’ennemi n’est pas l’averse : une averse se voit venir et fait rentrer tout le monde. C’est le vent qui pose problème, et un vent modéré suffit.
- Le risque augmente avec le temps de jeu. Au démarrage, chaque équipe a trois documents. À la fin, elle en a une pile. Une terrasse abritée en début d’animation ne l’est pas nécessairement à la quarante-cinquième minute, quand le vent se lève en fin d’après-midi.
- Le repli doit être décidé avant, pas pendant. Nous demandons désormais systématiquement, pour tout Huis clos en extérieur, quelle salle est disponible en repli et si elle peut accueillir les tables sans réaménagement. C’est une question de dix secondes au moment du devis, et elle règle le sujet.
- Sur un lieu venté et sans repli, nous réorientons. Huis clos n’est alors pas la bonne animation, et le dire vaut mieux que de vendre une prestation qui se jouera à moitié.
Ce que ce cas dit de l’animation
Il faut le remettre à sa place : c’est la seule contrainte logistique sérieuse de Huis clos. En intérieur, l’animation n’a besoin de rien : pas d’électricité, pas de réseau, pas de surface d’activité, juste une table et des chaises par équipe, ce qui en fait l’une de nos réponses les plus souples pour un lieu contraint (voir Animer un événement dans un lieu sans espace disponible). La légèreté qui la rend facile à installer partout est aussi ce qui la rend sensible au vent : ce sont les deux faces du même format.
Nous détaillons les conditions dans lesquelles l’extérieur fonctionne, et celles où il faut y renoncer, sur la page Huis clos en extérieur : ce que le vent change.
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Cas réalisé par AA Event, agence d’animations événementielles depuis 2009. Le client est volontairement anonymisé : nous publions le secteur, l’effectif et le déroulé, jamais le nom sans autorisation.