Un rassemblement multi-sites pose toujours la même contrainte : accueillir tout le monde en même temps sans que personne ne devienne spectateur. Sur Les défis de Léonard, la réponse tient dans un choix de composition : 20 équipes de 4 plutôt que 13 équipes de 6. Notre plus grand groupe documenté compte 80 participants dans cette configuration, sur un format de 3 heures.
Pourquoi des équipes de 4
C’est le paramètre qui décide de la qualité d’un grand format, et il va contre l’intuition. Plus les équipes sont petites, plus chaque personne compte dans son équipe. Sur une épreuve de 10 à 15 minutes autour d’un objet, quatre personnes se répartissent naturellement le problème, six commencent à se marcher dessus, et au-delà de six une partie du groupe regarde.
C’est pourquoi nous limitons les équipes, position détaillée sur Pourquoi nous limitons les équipes à 6 personnes. Sur un rassemblement de 80 personnes, descendre à 4 est le bon réglage.
Comment se tient un format à 20 équipes
- Un animateur pour 4 équipes, soit cinq animateurs sur cette configuration. Chacun tient sa zone, explique les épreuves, distribue les engrenages et vend les machines.
- Plusieurs zones de jeu, réparties dans l’espace, avec des rotations organisées d’une épreuve à l’autre.
- Les équipes ne jouent pas toutes le même défi en même temps : elles tournent en parallèle sur des épreuves différentes, ce qui est la condition pour que tout le monde joue sans attendre.
Ce que cela demande en place : environ 15 m² par animateur, plus une vingtaine de mètres carrés de stockage pour les défis en attente d’être distribués. Cette réserve de stockage est la ligne que les organisateurs oublient, et elle est détaillée sur 15 m² par animateur et 20 m² de stockage : la logistique.
Ce que le grand groupe coûte réellement
Une seule chose, et nous préférons l’annoncer : les rotations créent un peu d’attente entre les tours. Cela reste raisonnable et n’a jamais dégradé une journée, mais c’est mécanique, et cela n’existe pas sur un format à quatre équipes où personne n’attend jamais.
En dehors de ce point, le fonctionnement du jeu ne change pas avec la taille. C’est une organisation plus lourde, pas une animation différente.
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Le cas de référence
Un groupe industriel a réuni 80 personnes de plusieurs sites pour un rassemblement, avec la double exigence d’accueillir tout le monde et de garder une vraie implication individuelle. Format 3 heures, 20 équipes de 4, plusieurs zones de jeu et rotations organisées.
Deux résultats. Les équipes de 4 ont préservé l’implication de chacun, ce qui était l’objectif. Et le défi mécanique a produit le renversement de la journée : des techniciens de production très confiants battus par une équipe des ressources humaines, devenu la plaisanterie de l’événement. Le récit complet est dans 80 personnes, 20 équipes : les techniciens battus par les RH sur le défi mécanique.
Un format qui convient au multi-sites
Trois raisons, toutes vérifiées sur ce cas.
- Les équipes mixtes fonctionnent, parce qu’aucune compétence professionnelle ne donne l’avantage sur huit disciplines différentes. Voir Personne ne domine sur les huit disciplines.
- La comparaison entre collègues prolonge la journée. Les « vous avez réussi celui de l’écriture ? » se poursuivent bien après la fin de la partie, ce qui fait exactement le travail attendu d’un rassemblement.
- Rien n’est physique, donc aucun participant n’est écarté par sa condition, sur un groupe forcément hétérogène.
Durée et budget à cette échelle
Comptez 3 heures pour un format à 20 équipes, le nombre d’épreuves étant le seul levier de durée, décrit sur 6 ou 8 défis : caler l’animation sur 2h ou 3h. Côté budget, l’animation atteint environ 4 500 € TTC à 20 équipes, frais de déplacement en sus, le nombre d’équipes étant le seul facteur de variation.
Au-delà de 20 équipes, cette animation n’est plus la bonne réponse, et d’autres formats du catalogue prennent le relais : voir Animer un séminaire de 100 personnes : les formats qui tiennent la charge.
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Les défis de Léonard sont une animation d’AA Event, agence d’animations événementielles depuis 2009, présente à Orléans, Toulouse et Nice, 23 animations réalisées en interne. Environ 700 prestations par an.